Lors de l’organisation d’un événement qu’il s’agisse d’un événement à petite échelle pour dix personnes, ou d’un événement monstre pour un public de mille personnes, ce sont toujours les mêmes choses qu’il faut prendre en compte. Encore un peu stressé et vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous fournissons un guide pratique qui vous guidera de A à Z avant, pendant et après votre événement. Avez-vous encore besoin d’un coup de main supplémentaire? Alors Greenhouse se fera un plaisir de vous aider. Pratique, non ?
Avant l’événement
Trois choses auxquelles penser avant de commencer à planifier
Apprenez à ramper avant d’essayer de marcher, disent-ils. Une vérité pas comme les autres, et qui s’applique également à l’organisation d’événements. Il y a de fortes chances que vous ayez hâte de vous lancer dans les « trucs amusants », mais commencez par travailler d’abord sur les trois fondements de votre événement.
#1 Objectif de l’événement
La façon dont vous organisez un événement est une chose. Mais le « pourquoi » est encore plus important. En savoir plus, filtrez l’objectif principal de votre événement parmi toutes ces idées folles et utilisez-le comme tremplin pour toutes vos décisions. Voulez-vous plus de notoriété de marque? Vous organisez une conférence ? Vous souhaitez attirer des investisseurs ou assurer une plus grande rétention avec une fête du personnel spectaculaire ? Concentrez tous vos efforts sur un seul objectif et vous verrez que votre événement aura plus de succès qu’un événement avec plusieurs objectifs.
#2 Public cible
Objectif défini ? Il est maintenant temps de préparer cette liste d’invités. Attention : les personnes que nous invitons correspondent-elles à l’objectif de notre événement ? Optez-vous pour un groupe cible interne ou externe ?
Un bon exemple : pour une fête du personnel, vous invitez naturellement tous vos collègues et membres du conseil d’administration, mais les partenaires des collègues sont-ils inclus ?
Difficile de décider qui reçoit une invitation ? Demandez-vous : qu’est-ce que j’attends de mes invités ? Pourquoi voulez-vous que ces personnes viennent à votre événement et qu’espérez-vous en retirer ? Testez chaque invité par rapport à cette question et vous remarquerez qu’il devient beaucoup plus facile d’inviter les bonnes personnes.
#3 Budget
Ensuite, la question clé : comment les objectifs et le public cible choisis s’intègrent-ils dans votre budget ? Assurez-vous de connaître, de préférence à l’euro près, le budget total dont vous disposez pour mener à bien cet événement. Mettez ce budget général dans un Excel flashy et assurez-vous de suivre chaque dépense hypothétique ou déjà dépensée. De cette façon, vous gardez une bonne vue d’ensemble et vous savez exactement où vont ces précieux euros.
Deux conseils pratiques à garder à l’esprit : gardez un plan d’urgence de côté au cas où quelque chose tournerait mal ou si quelque chose s’avérait plus coûteux. La plupart des organisateurs facturent 15% du budget total pour cela. Ensuite, si quelque chose ne va pas, vous n’avez pas les mains dans les cheveux et si tout se passe bien vous avez un budget à revendre. Gagner, gagner!
Plus d’infos, il est judicieux de commencer à rechercher des offres de sponsors appropriées pour augmenter votre budget. Un logo ici ou là dans votre espace événementiel peut déjà générer pas mal d’euros supplémentaires : soit en argent sonnant et trébuchant soit en jolis extras pour les invités, comme des sacs cadeaux.
Vous êtes-vous assuré que ces fondations de votre événement sont solidement enracinées ? Bien. Il est maintenant temps de commencer le travail exécutif.
